Охрана труда и техника безопасности в офисе

Работа в офисе сейчас стала распространенным типом труда. Конечно, по сравнению с производственной площадкой или строительством эта сфера характеризуется меньшим уровнем профрисков для сотрудников. Однако и в офисных зданиях на работников воздействует ряд вредоносных факторов, которые могут представлять угрозу нормальному самочувствию и трудоспособности. При этом работодатели часто не учитывают таких обстоятельств и сомневаются, нужна ли охрана труда в офисе, а потому уделяют недостаточно внимания вопросам безопасности офисного персонала.

Факторы риска

К числу главных опасностей, воздействию которых подвержены офисные работники при выполнении должностных обязанностей, можно отнести:

• повышенный уровень шума внутри рабочего помещения. Его может создавать работа оборудования и техники, установленной в кабинете. Также сюда относится шум, создаваемый работой инженерных систем, голоса коллег, разговаривающих по телефону, и другие источники шума непосредственно внутри здания. Кроме этого, не исключено поступление посторонних шумов извне – например, гул транспорта от проходящей вблизи дороги, гудение линий электропередач недалеко от здания и прочие виды шумов;
• недостаточный или, наоборот, избыточный уровень освещенности рабочей поверхности. Часто офисные кабинеты находятся в подвалах или цокольных этажах, которые имеют недостаточный уровень естественного освещения. Если же офис, напротив, расположен на высоком этаже, а его окна выходят на южную сторону, не исключено попадание избыточного света в кабинет, что будет приводить к появлению бликов на мониторе компьютера, а как следствие – повышенный уровень напряженности при работе;
• наличие вредных химических соединений в воздухе рабочей зоны. Такая ситуация может появиться при использовании некачественных отделочных материалов при выполнении ремонта, а также стать следствием недостаточно хорошей вентиляции в помещении вместе с повышенной температурой воздуха;
• присутствие пыли и посторонних загрязнений в воздухе. Это часто бывает следствием некачественной или нерегулярной уборки: многие руководители экономят на клининговых службах, подвергая опасности здоровье своих сотрудников;
• присутствие электромагнитного излучения, генерируемого офисной техникой. Обычно уровень такого излучения номинально не очень высок, однако нужно учитывать, что сотрудники находятся в рабочих помещениях долгое время – всю рабочую смену, а иногда и дольше. Поэтому совокупное влияние этого фактора на их здоровье может быть очень серьезным.

Воздействие всех приведенных обстоятельств вместе может обусловить появление стойких нарушений здоровья персонала. Поэтому работодателю нужно уделить серьезное внимание вопросам профилактики их влияния. Это необходимо не только для сокращения количества заболеваний и простоев при выполнении технологических задач, но и в долгосрочном ключе, чтобы предотвратить появление у сотрудников профзаболеваний.

Распределение ответственности

Согласно статье 212 действующего Трудового кодекса РФ основной объем ответственности за безопасность сотрудников возлагается на работодателя: это значит, что охрана труда для работников офиса будет в его ведении. Однако он вправе делегировать свои полномочия по этому направлению уполномоченному работнику, прошедшему профильную подготовку.

Больше того, иногда он просто обязан это сделать: согласно статье 217 ТК РФ на предприятиях, где работают больше 50 сотрудников, должна быть введена отдельная должность — специалист по охране труда в офисе, либо создана профильная служба. Она будет производить разработку и контролировать выполнение мер, связанных с обеспечением задач ОТ на предприятии – по согласованию с руководителем.

Если на предприятии работают менее 50 человек, вопрос регулирования системы ОТ остается на усмотрение работодателя. При таких обстоятельствах он может выбрать один из трех способов:

• все-таки создать отдельную должность или целую службу, которая будет заниматься вопросами охраны труда;
• привлечь одного из работников, которые получили нужную квалификацию и опыт, к исполнению обязанностей инженера по охране труда при совмещении. Для этого ему нужно будет получить согласие работника на выполнение таких работ, а также предусмотреть для него доплату за дополнительные обязанности;
• заключить договор на исполнение функций по охране труда с уполномоченной организацией, которая работает в этой сфере и имеет аккредитацию Минтруда.

Выбор конкретного решения обычно зависит от объема работы для безопасности сотрудников, уровня сложности и опасности технологического процесса на предприятии и иных факторов. Окончательное решение остается за работодателем.

Подготовка документов

Охрана труда на рабочем месте в офисе требует оформления длинного списка документов – кстати, это еще один аргумент, чтобы наделить этими полномочиями отдельного работника. Основной перечень документов по охране труда в офисе включает следующие обязательные позиции:

• положение об охране труда для офисных работников. Этот локальный нормативный акт регулирует порядок планирования и выполнения мер по охране труда, распределяет зоны ответственности за выполнение работ, фиксирует правила охраны труда в офисе и устанавливает другие параметры деятельности для этой области. Важно проследить, чтобы положение по ОТ не противоречило требованиям действующего федерального и отраслевого законодательства, поэтому разработкой такой документации обязан заниматься подготовленный сотрудник;
• инструкция по охране труда для работников офиса. Этот документ будет использоваться для проведения обязательных инструктажей, предусмотренных законом. Стоит учитывать, что инструктаж по охране труда для офисных работников проводится отдельно для каждой категории сотрудников, имеющих различающиеся обязанности, — поэтому для них нужно разрабатывать отдельные инструкции. Так что это объемная работа, которую нужно предусмотреть как должностную обязанность профильного сотрудника;
• журналы регистрации мер по ОТ – например, журналы регистрации проведенных инструктажей, выдачи защитных средств и т.д.;
• приказы о реализации мер по ОТ – например, о проведении инструктажей, назначении сотрудников, отвечающих за выполнение отдельных операций, и проч.

Это основной список документов, которые должны быть в любом офисе для выполнения требований законодательства по ОТ. Оформление такой документации могут проверить сотрудники Государственной инспекции труда при выполнении планового или внепланового контроля. Поэтому работодателю нужно тщательно следить за их подготовкой.

Кроме этого, этот список не будет исчерпывающим: он может дополняться с учетом того, какие меры по безопасности сотрудников предусматриваются локальной правовой документацией в конкретной компании. Например, если предприятие не обращается в уполномоченный обучающий центр, а проводит обучение по охране труда офисных сотрудников силами работников самой организации, для каждой категории нужно разработать отдельную программ, отвечающую установленным правилам и нормам.

Организация обучения

Требования охраны труда к офисным помещениям предполагают правильную организацию обучающих занятий по ОТ для всех категорий сотрудников. Они сформулированы совместным постановлением Минобра и Минтруда от 13 января 2003 года № 1/29. Обязательными для офисных компаний будут:

• вводный инструктаж по охране труда в офисе, который проводится для всех новых сотрудников в течение 30 дней после приема на работу, чтобы сообщить им, какие основные обязанности офисных сотрудников по охране труда предусмотрены в этой организации;
• первичный инструктаж, который производится на конкретном рабочем месте, чтобы ознакомить сотрудника с его параметрами и правилами поведения при возникновении экстренной ситуации;
• повторный инструктаж, который нужно проводить по окончании шести месяцев после завершения первичных обучающих мероприятий для актуализации знаний работников по вопросам ОТ;
• целевой инструктаж, который организуют для сотрудников, привлекаемых к выполнению обязанностей, требующих дополнительных знаний по безопасности работ;
• внеплановый инструктаж, который проводят при наступлении неожиданных обстоятельств – например, после несчастного случая на предприятии или при получении предписания представителей Государственной инспекции труда о проведении такого занятия.

Все проведенные инструктажи необходимо регистрировать в журналах. Это делается для систематизации проведенных обучающих занятий: например, чтобы отслеживать даты первичных инструктажей и планировать повторные. Кроме этого, информацию об организованных занятиях могут проверить сотрудники государственных надзорных органов при организации контроля на предприятии.

В соответствии с постановлением № 1/29 отдельные категории работников помимо перечисленных обязательных инструктажей обязаны проходить обучение по ОТ по расширенной программе. Такое требование касается сотрудников, на которых возложен основной объем ответственности за безопасность коллектива, — например, к руководителю предприятия и инженеру по ОТ.

Организация спецоценки

В соответствии с положениями федерального закона от 28 декабря 2013 года N 426-ФЗ офисные организации, как и другие компании, обязаны проводить спецоценку рабочих мест своих сотрудников. Исключение делается только для тех сотрудников, которые работают дома или удаленно. При этом для остальных рабочих мест, которые расположены в офисе, проведение спецоценки становится обязательным.

Самостоятельно проводить СОУТ работодатель не имеет права: для этого он должен привлекать уполномоченную компанию, внесенную в особый реестр Минтруда. Такое условие введено в законодательство, чтобы исключить риск злоупотреблений или искажений информации о реальных условиях, в которых трудятся работники.

В большей части ситуаций офисные рабочие места по результатам спецоценки принадлежат к одной из следующих двух категорий:

• оптимальные, то есть те, на которых вредоносное воздействие факторов производственной среды отсутствует или пребывает в пределах, разрешенных действующими санитарно-гигиеническими нормативами;
• допустимые, где вредоносное воздействие на работника есть, однако его интенсивность такова, что он успевает сам восстановить нормальное самочувствие и работоспособность уже к началу следующей рабочей смены, просто хорошо отдохнув, — это значит, что ему не требуется прибегать к особым методам восстановления здоровья, например, массажу или приему лекарственных препаратов.

Если в организации по итогам СОУТ обнаружены только оптимальные или допустимые условия труда, работодатель обязан составить декларацию о соответствии условий труда на местах сотрудников государственным нормативным требованиям и подать ее в соответствующее территориальное подразделение Государственной инспекции труда. Действие такого документа не ограничивается по сроку: это значит, что работодателю не придется снова проводить спецоценку, если только в компании не произойдет какое-либо экстраординарное событие – например, несчастный случай или выявление нарушений трудовых прав работников по итогам проверки ГИТ.

Охрана труда при коронавирусе в офисе

На текущий момент основные риски по охране труда для офисных работников дополняются еще одним серьезным фактором. Мы говорим о распространении коронавирусной инфекции: этот вопрос важен для всех областей деятельности, и работа офисных компаний – конечно, не исключение. При этом официальных нормативных актов, которые регулировали бы активность работодателей в этой категории, пока не издается. Поэтому руководителям компаний необходимо самим осуществлять мониторинг рекомендаций Роспотребнадзора и следить за текущей ситуацией, чтобы вовремя принять меры, гарантирующие безопасность сотрудников.

Основными такими мерами в соответствии с рекомендациями уполномоченных государственных органов должны стать:

• контроль состояния офисных кабнетов. Необходимо ежедневно проводить в помещениях влажную уборку, а обработку наиболее часто используемых поверхностей – например, перил, выключателей и т.д. – проводить несколько раз в сутки. Температура офисного помещения по охране труда должна составлять около 24 градусов, но при этом необходимо регулярно проветривать кабинеты даже в зимний сезон, чтобы обеспечить здоровую атмосферу;
• минимизация контактов между сотрудниками. Следует использовать ресурсы для обмена информацией в формате онлайн, а если есть такая возможность – отправить работников трудиться из дома;
• регулярный контроль здоровья работников. Необходимо организовать измерение температуры при входе сотрудников в офис, а при первых признаках недомогания – изолировать работника от его коллег и вызвать врача;
• организация регулярной обработки рук. Для этого стоит не только позаботиться о присутствии мыла во всех санузлах, но и установить в офисных коридорах или кухнях дозаторы с антисептиками, чтобы люди могли обрабатывать руки при первой необходимости;
• ознакомление всех сотрудников с обязательными мерами безопасности. Это следует сделать под роспись, чтобы удостовериться в том, что каждый работник получил нужную информацию и выразил свое согласие исполнять такие обязанности;
• дополнительные меры, обусловленные спецификой работы предприятия. Например, если работа компании предполагает постоянный контакт с клиентами, нужно позаботиться о выдаче сотрудникам медицинских защитных средств – масок и перчаток.

Согласно рекомендациям Роспотребнадзора все эти меры обязаны осуществляться за счет работодателя: привлечение работников к финансированию «противокоронавирусных» закупок не разрешается. При этом руководителю организации важно проследить за тем, чтобы иметь в компании запас средств и предметов, необходимых для профилактики распространения инфекции: конечно, не обязательно делать это самому – можно поручить такую работу уполномоченному сотруднику.